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Excel Import

Excel Import

Hinweis

Diese Funktion ist nur verfügbar wenn sie durch den Octoflex Support freigeschaltet wurde.

Sie haben die Möglichkeit einen Auftrag samt Positionsdaten und CombiLists in Microsoft Excel zu erstellen und diesen dann in das Octoflex zu importieren. Hier finden Sie die Importvorlage (Version 1.5, Stand 07.2024): Download - XLSX

Änderungen

  • 1.5 Import von Kommission und Zeichnungsindex

Füllen der Importvorlage

Zunächst füllen Sie die Importvorlage mit Ihren Daten. Dabei gibt es drei Tabellenblätter:

  • octoflex_orderdata enthält die Kopfdaten des Auftrags wie bspw Kunde, Liefertermin oder Versandkosten.
  • octoflex_positiondata enthält die Positionsdaten. Dabei können Sie sowohl Artikel-, Text- als auch freie Positionen anlegen.
  • In octoflex_combilistdata tragen Sie die CombiList-Daten ein.

Zu jeder einzelnen Spalte in der Exceltabelle gibt es ein Kommentarfeld mit näheren Erläuterungen welche Daten in das entsprechende Feld gehören, welchen Datentyp diese haben müssen und ob diese eine Pflichtangabe sind oder nicht.

Excel-Vorlage

Bei den Positionsdaten ist folgendes zu beachten:
Wird eine Artikelnummer hinterlegt, wird diese Position als Artikelposition interpretiert. Gibt es keine Artikelnummer, ist das Feld Bezeichnung entscheidend: enthält dieses den Wert "Text", wird eine Textposition angelegt, alle anderen Einträge werden als freie Position gedeutet.

Anmerkungen zu einigen speziellen Feldern:

  • Sie können entweder das Feld kundenId oder kundenNr unter octoflex_orderdata ausfüllen. Sind beide gefüllt, wird die eindeutige Id verwendet.
  • Das Feld keyIndex unter octoflex_positiondata muss nur gefüllt werden, wenn Sie eine CombiList zu der Position hinterlegen möchten.
  • Unter octoflex_combilistdata verweist das Feld position_keyIndex auf den keyIndex der Position (siehe vorheriger Punkt). Der keyIndex auf diesem Blatt fungiert ebenfalls als Referenz, auf die Sie mit der Spalte parent_keyIndex verweisen können. Auf diese Weise ist es möglich bspw Baugruppen mit Unterpunkten zu definieren.
    Auf Wunsch erhalten Sie vom Octoflex Support eine Datei mit Beispieldaten.

Import

Der Import wird in der Belegansicht Verkauf gestartet. Zunächst fügen Sie einem neuen oder bestehenden Beleg die gefüllte Importvorlage als Dokument hinzu.
Klicken Sie nun auf den Link "Excel Import", werden Ihnen alle als Dokument hinterlegten Excel-Tabellen zum Import angeboten.

Import

Um den Import zu starten, wählen Sie einfach die gewünschte Datei aus.

Wichtig

Dabei werden alle Informationen im Beleg mit den Daten aus der Importdatei überschrieben! Auch evtl schon vorhandene Positionen werden nach einer Abfrage gelöscht.

Import