Einkaufbelege erstellen
Einkaufs-Beleg erstellen¶
Informationen über den Aufbau des "Belegansicht"-Dialoges und dessen Felder stehen unter Belegansicht-Dialog.
Schritt 1¶
Um einen neuen Beleg zu erstellen, in der Belegübersicht auf das "Neu"-Symbol 
klicken. Es öffnet sich der "Belegansicht"-Dialog mit bereits aufgeklappte Drop-Down-Menü in dem die Belegarten "Angebot" und "Bestellung" angezeigt werden.
Der "Vertreter", sowie das "Belegdatum" und der "Liefertermin" sind bereits ausgewählt.
Über Tastatur Pfeiltasten und "Enter" oder mit Mausklick eine Belegart auswählen und bestätigen.
Info
Wenn Sie in der Belegübersicht einen Filter auf eine einzelne Belegart gesetzt haben, wird in der Belegartauswahl des Belegs diese Belegart vorausgewählt.
Schritt¶
Wird nach Auswahl der Belegart ein Feld angeklickt öffnet sich der "Lieferantenauswahl"-Dialog.
Einen Lieferanten auswählen und über den Button "OK" übernehmen.
Weitere Informationen zum "Lieferantenauswahl"-Dialog sind unter Lieferantenauswahl-Dialog nachzulesen.
Schritt 3¶
Nach Auswahl des Lieferanten wird die Lieferantennummer unter Lieferant, der Lieferantenname unter Name und die im Lieferantenstamm hinterlegte Daten in die Felder "Ausland", "Versandart", "Reklamation" und "GBereich" übernommen.
Diese können wie unter Lieferantenauswahl-Dialog beschrieben für den Lieferantenstamm geändert werden.
Über das "Stammdaten"-Symbol 
werden die Stammdaten des Geschäftspartners geöffnet.
Wichtig
Bei der Auswahl des Lieferanten werden im Beleg Kopien der Lieferantendaten aus dem Lieferantenstamm erzeugt. Eine nachträgliche Änderung der Stammdaten wirkt sich nie auf bestehende Belege aus! Falls Änderungen in den bestehenden Beleg übernommen werden sollen, müssen die Lieferantendaten einmal neu in den Beleg geladen werden. Dies geschieht über das "Auswahl"-Symbol 
am Textfeld "Name", dass zum "Lieferanten"-Dialog führt.
Über das "Speichern"-Symbol 
den Beleg speichern. Es wird eine Belegnummer vergeben.
Schritt 4¶
Die gewünschten Felder im Belegkopf ausfüllen.
Einige Felder dienen zum einen für die interne Bearbeitung und Wiederauffindbarkeit zum anderen, auch viele Daten, für die internen und externen Ausdrucke.
Wichtig
Welche Felder in welcher Art auf Ihren Ausdrucken interpretiert werden kann stark unterschiedlich sein, da die Ausdrucke in der Regel auf Ihre Bedürfnisse angepasst werden. Sprechen Sie hierzu bitte Ihren Implementierungspartner an.
Schritt 5¶
Position einfügen
In einen Beleg können verschiedene Positionsarten eingefügt werden. Die Standard-Positionsarten sind im folgenden beschrieben. Im Positionsfenster mit der rechten Maustaste klicken. Es öffnet sich der "Position_einfügen-Dialog" ![Position einfügen][positiong_einfuegen]{ .skip-lightbox }. Mit Klick auf den "Position_einfügen-Dialog" oder bei leerem Positionsfenster mit der Taste "Einfügen" öffnet sich der "Positionsauswahl"-Dialog.
Mit Tastatur Pfeiltasten und "Enter" oder über Mausklick eine Position auswählen. Die einzelnen Positionen werden am Ende dieser Seite erläutert.
Schritt 6¶
Position bearbeiten
Nach Einfügen einer Position steht der Cursor direkt in der Position im der Spalte "Menge". Hier kann nun ggf. die Menge geändert werden. Mit der Taste "Enter" die Eingabe bestätigen.
Der Fokus springt in die Spalte "Preis", hier kann nach Bedarf der Preis abgeändert werden.
Eine Änderung nach Erfassung der Position erfolgt im "Positionsbearbeitung"-Dialog. Dieser wird mit Doppelklick auf die Position geöffnet.
Weiter Informationen zum "Positionsbearbeitungs-Dialog" können unter Positionbearbeitung-Dialog nachgelesen werden.
Schritt 7¶
Gewünschte Felder im unteren Ansichtbereich des Belegdialog ausfüllen.
Wichtig
Welche Felder in welcher Art auf den Ausdrucken interpretiert werden kann stark unterschiedlich sein, da die Ausdrucke in der Regel auf Ihre Bedürfnisse angepasst werden.
Mit dem Implementierungspartner kann dies erarbeitet und umgesetzt werden.
Schritt 8¶
Speichern
Durch einen Klick auf das "Speichern"-Symbol wird der Beleg gespeichert.
Wichtig
Bevor Sie einen Beleg das erste Mal speichern sind alle Daten nur auf Ihrem Rechner vorhanden und noch nicht in der Datenbank. Bei einem Strom- oder Serverausfall wären alle bisher eingegebenen Daten verloren. Daher empfehlen wir dringend beim Anlegen von Belegen mit vielen Positionen zwischendurch gelegentlich zu Speichern.
Schritt 9¶
Drucken
Durch Klick auf das "Drucken"-Symbol öffnet sich der Druck-Auswahldialog.
In diesem Dialog werden alle Druckformulare angezeigt, die im System für die aktuelle Belegart hinterlegt sind.
Die Druckformulare werden individuell durch den Implementierungspartner angepasst.
Positionsauswahl¶
Artikelposition¶
Über die Auswahl "Artikelpositionen" wird ein hinterlegter Einkaufsartikel dem Beleg zugefügt.
Nach Auswahl der Artikelposition öffnet sich der "Artikelsuche Einkauf"-Dialog.
Hier sind alle unter Einkauf -> Artikelstammdaten Einkaufsansicht hinterlegten Artikel aufgelistet. Weitere Informationen über den "Artikelsuche Einkauf"-Dialog können unter Artikelsuche -Dialoge nachgelesen werden.
Einen Artikel auswählen und über Tastatur Pfeiltasten und "Enter", Doppelklick oder die Taste "OK" übernehmen.
Textposition¶
Über die Auswahl "Textpositionen" wird ein Text als Position hinterlegt.
Nach Auswahl "Textposition" öffnet sich der "Textbearbeitung"-Dialog. Hier kann ein Text eingegeben werden und über den Button "OK" wird dieser übernommen.
Wie Textvorlagen erstellt und genutzt werden können steht unter Textvorlagen erstellen.
Freie Position¶
Über die Auswahl "Freie Position" wird die Position ähnlich einer Artikelposition eingefügt. Die "Freie Position" wird genutzt, wenn der Artikel so wie er angeboten wird nicht sehr selten vorkommt, oder gar einmalig vorkommt. Der "Freien Position" können ähnlich dem Artikel Daten hinterlegt werden.
Nach Auswahl von "Freie Position" wird eine Textzeile in das Positionsfenster übernommen. die Spalte "Artikelnummer" bleibt leer. Der Fokus liegt in der Spalte "Bezeichnung", dadurch kann die Bezeichnung direkt eingegeben werden.
Freie Position in Artikel umwandeln
Sobald der Beleg das erste Mal gespeichert wurde, kann eine "Freie Position" jederzeit in einen Artikel umgewandelt werden.
Dazu den Artikel markieren und rechte Maustaste klicken. Es öffnet sich das "Artikel"-Kontext-Menü.
Über Tastatur Pfeiltasten und "Enter" oder Mausklick "In Artikel umwandeln" auswählen. Die "Freie Position" bekommt eine Artikelnummer und wird im Artikelstamm hinterlegt. Alle bereits eingegebenen Daten zu der vorherigen "Freien Position" sind übernommen worden.
Freie Position von Vorlage¶
Über die Auswahl "Freie Position von Vorlage" wird eine "Freie Position" eingefügt, die die Vorlage eines Artikels aus dem Artikelstamm hat.
Nach Auswahl "Freie Position von Vorlage" öffnet sich der "Artikelsuche Einkauf"-Dialog. Hier einen Artikel auswählen, der als Vorlage für die "Freie Position" dienen soll.
Informationen zum "Artikelsuche Einkauf"-Dialog können unter Artikelsuche -Dialoge nachgelesen werden.
Einen Artikel auswählen. Es wird eine "Freie Position" im Positionsfenster eingefügt. Dieser "Freien Position" hinterliegen alle Daten die dem zuvor ausgewählte Artikel hinterlegt sind.
Ansonsten ist das Vorgehen bei dieser Position gleich der "Freien Position".
Wichtig
- Auch wenn eine Freie Position von Vorlage keinen Bezug zu ihrem Vorlageartikel hat, wird im Hintergrund dennoch der Bezug gespeichert. Das führt dazu, das diese Positionen auch in der Historie des Artikels auftauchen.
- Ausnahme bei der Datenübergabe sind Dokumente. Diese werden nicht mit übergeben.
Fremdfertigung¶
Die Auswahl "Fremdfertigung" öffnet den "Fremdfertigung suchen"-Dialog. Über diesen Dialog wird angezeigt, ob zu dem Lieferanten des Beleges Fremdfertigungen eingelastet sind, die mit in diesem Beleg aufgeführt werden können.
Position aus Historie¶
Über die Auswahl "Freie Position aus Historie" wird eine "Freie Position", die bereits in einem vorangegangenen Beleg eingegeben wurde, eingefügt. Dieser Historie hinterliegen alle "Freien Positionen", die bei diesem Lieferanten in Belegen verwendet wurden.
Nach der Auswahl "Freie Position aus Historie" öffnet sich der "Lieferantenhistorie"-Dialog.
Informationen zum "Lieferantenhistorie"-Dialog können unter Lieferantenhistorie nachgelesen werden.
Gewünschte "Freie Position" auswählen. Es wird eine "Freie Position" im Positionsfenster eingefügt. Dieser "Freien Position" hinterliegen alle Daten die der zuvor ausgewählten "Freien Position" hinterlegt sind.
Wichtig
Ausnahme bei der Datenübergabe sind Dokumente. Diese werden nicht mit übergeben.
Zwischensumme¶
Über die Auswahl "Zwischensumme" wird eine Position mit der Zwischensumme aller vorangegangenen Positionen eingefügt.
Gruppenkopfsumme¶
Über die Auswahl "Gruppenkopfsumme" werden alle folgenden Artikel dieser "Gruppenkopfsumme" zugeordnet. Hier wird von den folgenden Artikeln die Summe zusammengefasst. Die Gruppenkopfsumme wird gewählt, wenn die Belegpositionen in verschiedene Gruppen unterteilt werden sollen, dessen Gesamtsummen auch immer zusammen ausgewiesen werden sollen.
Wichtig
Es ist nicht möglich nach Auswahl von "Gruppenkopfsumme" eine Position einzufügen, die der Gruppenkopfsumme nicht zugeordnet wird. Einzelnen Positionen sollten aus diesem Grund immer oberhalb der "Gruppenkopfsumme" stehen.
Gruppenfußsumme¶
Über die Auswahl "Gruppenfußsumme" werden alle vorhergehenden Artikel dieser "Gruppenfußsumme" zugeordnet. Es wird von den vorherstehenden Artikeln die Summe zusammengefasst. Die "Gruppenfußsumme" wird gewählt, wenn die Belegpositionen in verschiedene Gruppen unterteilt werden sollen, dessen Gesamtsumme auch immer zusammen ausgewiesen werden soll.
Seitenwechsel¶
Über die Auswahl "Seitenwechsel" wird auf dem Ausdruck des Beleges an dieser Stelle ein Seitenwechsel vorgenommen.
Oberhalb akt. Zeile¶
Wird die Auswahl "Oberhalb aktuelle Zeile" angehakt, wird die ausgewählte Position oberhalb der markierten Position im Positionsfenster eingefügt.