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Funktionssymbole

Symbole

Je nach Ansichtsbereich werden unterschiedliche Funktions-Symbole in der Funktions-Symbolleiste eingeblendet.
Um Datensätze, insbesondere Stammdaten, aber auch Aufträge im Octoflex ERP-Client anzulegen bzw. zu verändern, stehen in der jeweiligen Funktions-Symbolleiste einer Hauptansicht wiederkehrende Schaltflächen zur Verfügung. Wird der Mauszeiger auf ein solches Symbol bewegt und verharrt dort einen Moment, erscheint ein Tooltip, welches die Bedeutung des Symbols anzeigt.

Neuen Datensatz anlegen Neuer-Datensatz

Mit einem Klick auf dieses Symbol wird in der aktuellen Übersicht ein neuer Datensatz angelegt.
Es öffnet sich ein Dialog, in dem die relevanten Daten für den neuen Datensatz eingetragen werden können.
Befinden Sie sich z. B. in der Artikelübersicht, öffnet sich mit dieser Funktion der "Grunddaten"-Dialog für Artikel.

Datensatz kopieren Datensatz-Kopieren

Diese Funktion kopiert einen in der Datenübersicht markierten Datensatz. Es wird ein neuer Datensatz erzeugt, der mit den Daten aus dem markierten Datensatz vorbelegt wird.

Achtung

Beim Kopieren von Belegen (Angebot, Auftrag, Rechnung, etc.) wird der Beleg exakt mit den Daten kopiert, die im Ursprungsbeleg vorhanden sind.
Das bedeutet, wenn z. B. ein alter Beleg kopiert wird, werden Daten, die sich mittlerweile in den Stammdaten geändert haben, nicht automatisch aktualisiert.
Dies können z. B. in den Stammdaten hinterlegte Geschäftspartner- oder auch Artikelinformationen sein.
Das Kopieren von Belegen wird in der Regel dann verwendet, wenn genau dieses Verhalten wünscht ist.

Fortführen Fortführen-Symbol

Diese Funktion gibt es z. B. in den Belegübersichten Verkauf und Einkauf. Fortführen ist eine der wichtigsten Funktionen im Octoflex ERP-Client und spiegelt eine grundlegende Arbeitsweise wieder.
Im Octoflex ERP-Client wird der Werdegang eines Beleges über die Funktion "Fortführen" lückenlos abgebildet.
Das Fortführen eines Belegs in den nächst höheren Beleg bestimmt den grundlegenden Workflow im System, auf dem sich die meisten anderen Funktionalitäten stützen.
Im Verkauf folgt z. B. auf ein Angebot nach eingegangener Bestellung eine Auftragsbestätigung. Mit der Auslieferung gibt es den Lieferschein und nach der Auslieferung die Rechnung. Damit nicht jeder dieser Belege neu geschrieben werden muss, wird über die Funktion "Fortführen" der bestehende Beleg in den nächstfolgenden Beleg weitergeführt. Der nächstfolgende Beleg ist dann der aktuelle Beleg und der vorangegangene Beleg wird auf den Status "Erledigt" gesetzt.
Dieser Verlauf sollte verinnerlicht werden und es sollte versucht werden, diesen auch einzuhalten.
Mehr Informationen zu Auftragsbearbeitung können unter Auftragsbearbeitung nachgelesen werden.
Um einen Beleg fortzuführen, einen Beleg in der Belegübersicht markieren. Auf das Fortführen-Symbol Fortführen-Symbol klicken.
Es öffnet sich daraufhin ein neuer Beleg, in dem nur noch die Belegarten ausgewählt werden können, die in der Rangfolge nach der Belegart des Belegs kommen können, die zum Fortführen ausgewählt wurde. Der neue Beleg beinhaltet Kopien aller Positionen aus dem Quell-Beleg.
Wird der Beleg gespeichert, wird der Quell-Beleg auf den Status "Erledigt" gesetzt und der fortgeführter Beleg wird zum Aktuellen in diesem Vorgang.
Das Fortführen ist damit abgeschlossen.

Wichtige Info

Die Positionen im fortgeführten Beleg tragen intern das Geburtsmerkmal der Positionen aus dem Quellbeleg, worauf das gesamte "Beziehungsmanagement" zwischen den einzelnen Belegen aufbaut. Sollte hier eine oder mehrere Positionen herauslöscht werden, dann aber exakt so wieder manuell einfügt, haben die manuell eingefügten Positionen keinen Bezug mehr zu der jeweiligen Position aus dem Quellbeleg.

Buchen Buchen-Symbol

Über das "Buchen"-Symbol werden Finanzbelege festgeschrieben. Dies bedeutet, dass ein geschriebener Finanzbeleg (Rechnung, Gutschrift, Stornierung, Beleg zur Rechnungskürzung) nach dem Buchen nicht mehr verändert werden kann.
Der Hintergrund für diese Funktion liegt in der Rechtsprechung, dass jeder Beleg, der bei dem einen Unternehmen vorliegt 1 zu 1 bei dem anderen Unternehmen vor zu liegen hat.
Unsere Empfehlung ist daher, dass nach Ausdruck der Rechnung und der Rechnungsprüfung gebucht wird. So ist es noch möglich Änderungen vor zu nehmen, solange der Ausdruck noch nicht versand wurde, ab dem Moment, in dem der Ausdruck zum Geschäftspartner geht, aber keine Änderungen mehr möglich sind.

Zahlung buchen

Über das "Zahlung buchen"-Symbol werden Zahlungen verbucht. Im Verkauf öffnet sich der "Zahlungseingang"-Dialog. Weiter Informationen über diesen Dialog sind unter Zahlungseingang verbuchen nach zu lesen.
Im Einkauf öffnet sich der "Zahlungsausgang"-Dialog. Weitere Informationen zu diesem Dialog stehen unter Zahlungsausgang verbuchen.

Historie Historie-Symbol

In den Stammdatenübersichten (Artikel, Kunden, Lieferanten) gibt es eine Historienfunktion, die über das "Historie"-Symbol aufgerufen wird. Sie öffnet eine Ansicht, welche die Historie zu dem gerade markierten Datensatz anzeigt. Weitere Informationen zu den "Artikelhistorie"-Dialogen sind unter Artikelhistorie-Dialog nachzulesen.

Manuelles Erledigen und manuelles Freigeben Freigeben-Symbol

Diese Funktion ist speziell für Belege, sowohl im Verkauf, als auch im Einkauf verfügbar. Wird ein Belegverlauf unterbrochen, weil der Kunde das Angebot nicht annimmt oder den Auftrag storniert, ist das Fortführen nicht mehr sinnvoll. Weil aber der Beleg dann niemals erledigt werden würde, gibt es die Funktion "Manuell auf erledigt setzen". In der Regel ist dies eine Funktion, die nur zuvor bestimmten Mitarbeitern wie z. B. dem Chef oder dem Abteilungsleiter per Recht zugeteilt wird. Dies wird durch den Systemadministrator verwaltet.
Belege, die bereits auf dem Status "Erledigt" stehen können über dieses Symbol wieder auf den Status "Unerledigt" gesetzt werden.

Speichern Speichern-Symbol

Über das "Speichern"-Symbol werden aktualisierte Daten in den Dialogen gespeichert.

Entfernen / Löschen Löschen-Symbol

Über das "Entfernen"-Symbol werden markierte Positionen entfernt.

Mahnungen drucken

Über das "Mahnungen drucken"-Symbol werden die Mahnungen für den ausgewählten Kunden gedruckt. Informationen rund um Mahnungen sind unter Mahnungen, Mahnvorschläge und Belegübersicht Finanzen nach zu lesen.

Drucken Drucken-Symbol

Ein Klick auf dieses Symbol startet die Druckfunktion je nach Ansichtsbereich für den gerade markierten Datensatz oder die ganze Tabelle. In einigen Ansichten kann mit der rechten Maustaste eine 2. Druckfunktion ausgelöst werden. Wird der Mauszeiger auf das "Druck"-Symbol bewegt und verharrt dort einen Moment, erscheint ein Tooltip, welches die Funktionsmöglichkeiten anzeigt.